Préparez la transformation numérique de votre entreprise agroalimentaire !

Covid et télétravail obligent, la Semaine pour la Qualité de Vie au Travail (SQVT), fait cette année encore la part belle aux thématiques numériques ! « Comment préparer la transition numérique de votre entreprise ? ». C’est la problématique traitée lors d’un webinair animé par l’ARACT Hauts-de-France dans le cadre de la SQVT.  Nous avons ici synthétisé les échanges pour les entreprises agroalimentaires qui veulent se lancer dans l’aventure. Voici donc quelques conseils de base pour prendre la Transformation Numérique / Digitale agroalimentaire par le bon bout !

Transformation Numérique ou Digitale : une géométrie variable

Créer un site marchand ; ouvrir des espaces clients ; lancer une page Instagram…  Mais aussi numériser la Supply Chain ; mettre en place des capteurs ou un nouvel ERP … Ou encore gérer le HACCP ; mettre en place un système de traçabilité ; développer le Block Chain ; suivre la carrière des collaborateurs … La Transition Numérique (TN) est à géométrie variable. Elle ne consiste pas simplement en la mise en place d’applications et d’outils digitaux comme pourrait le laisser penser le terme “Transition Digitale”. Dans les entreprises agroalimentaires, elle se concrétise de plusieurs manières. Elle impacte tous les process d’un secteur qui vit aussi une transition alimentaire et énergétique et qui est scruté par les médias et les consommateurs. 

Cependant, dans l’agroalimentaire, il y a aussi une très grande hétérogénéité en termes de maturité numérique et digitale. Voici donc quelques conseils de base pour les 98% de PME et TPE qui veulent aborder ou poursuivre leur TN. 

Transition Numérique : une approche par l’usage et non par l’outil !

Pour commencer, il faut éviter d’avoir une approche par l’outil. C’est-à-dire s’équiper d’un logiciel ou d’une application pour répondre à un des besoins de TN de l’entreprise, sans considérer les autres besoins. Souvent dans ce cas, l’outil qui paraissait comme LA solution n’est pas pleinement ou pas utilisé du tout. Cela peut aussi conduire à la multiplication d’outils qui ne fonctionnent pas ensemble. Au final, c’est une perte de temps, d’énergie et d’argent.

Au contraire, il faut aborder la TN avec une vision transversale et par les usages. Cette étape nécessite de s’interroger sur tous les processus de l’entreprise. Ce faisant, cela permet aussi d’avoir une vision globale de la maturité numérique de son entreprise.

Transformation Numérique : questionner les collaborateurs sur leur quotidien

Ainsi, une bonne manière de rentrer dans le sujet consiste à questionner les collaborateurs sur leur manière de travailler. 

• Y-a-t-il encore des flux papiers ?
• Sont-ils obligés de multiplier les fichiers Excel dans le cadre de leur travail ?
• Doivent-ils parfois copier-coller des informations d’un fichier à l’autre ?
• Doivent-ils parfois importer ou exporter des données ? 
• Quelles sont les tâches chronophages et sans valeur ajoutée dont ils souhaiteraient se débarrasser ?
• Quels sont les processus compliqués ?
• Quels seraient leurs souhaits d’automatisation ?

Cette étape permet d’intéresser les collaborateurs à la TN, de leur en montrer l’intérêt, et parfois même de trouver déjà des solutions simples et peu couteuses. Cela peut aussi ouvrir des portes en termes d’évolution de métier dans l’agroalimentaire.

Transformation Numérique : questionner le rapport de l’entreprise avec ses parties prenantes

Par ailleurs, l’entreprise doit s’interroger sur son fonctionnement avec ses parties prenantes :

• Les clients ont-ils accès à toutes les informations qui les concernent en se connectant à un compte ou doivent-il passer par un email ou par le téléphone ?
• Les fournisseurs ont-ils également accès à toutes les informations qui les concernent en se connectant à un compte ou doivent-il passer par un email ou par le téléphone ?
• Et bien sûr, même chose pour les salariés de l’entreprise vis-à-vis des Ressources Humaines …

Quand ce n’est pas le cas, cela implique pas mal de perte de temps en échanges électroniques et téléphoniques. D’autant que certaines questions ou problématiques peuvent être récurrentes.

Transformation Numérique : mettre en place une gouvernance

Une fois que ce premier audit a été fait grâce aux salariés, il est nécessaire de constituer un Comité de Pilotage. Ce dernier devra avoir le soutien de la Direction Générale qui devra laisser le soin aux opérationnels de traiter le sujet. En effet, il ne faut pas que la TN soit un changement imposé par la Direction. 

Ce Copil doit être animé par un référent aux yeux de tous dans l’entreprise. Il doit aussi être constitué par des salariés motivés et moteurs. Ces derniers auront à la fois une vision spécifique de leur activité. Mais ils apporteront également leur vision extérieure des autres activités, au service d’une vision transversale des flux de l’entreprise.

Afin de mener sa mission, le Copil se fixera des rendez-vous réguliers. Ces derniers pourront être à l’extérieur de l’entreprise et/ou dans un endroit convivial pour s’affranchir des limites de l’entreprise.

Dans ce cadre précis, le Copil devra approfondir les réflexions, délimiter, allotir et mener à bien le projet de TN. 

Transformation Digitale : cartographier les flux de l’entreprise pour établir un cahier des charges 

Ainsi, le Copil commencera par cartographier et modéliser tous les flux de l’entreprise. Il faut garder en tête que les données de sortie d’un service sont aussi les données d’entrée d’un autre service. De fait, dans la gestion de tous ces flux se posent plusieurs questions. Citons l’élimination des erreurs ; la sécurité des données ; la rapidité de transfert et de traitement ; l’analyse des données ; le pilotage par la donnée ; l’accès aux données par des tiers. L’objectif est donc de voir ce qui peut être supprimé, simplifié, analysé, optimisé, sécurisé, partagé…

L’exercice requiert du temps. En revanche, il constitue un excellent cahier des charges pour aller identifier des prestataires et un ou des outils adaptés. Parfois également, des solutions très simples et non-couteuses peuvent émerger de ce travail, via des opérationnels. Il se peut également que les outils adéquats existent déjà dans l’entreprise mais ne soient pas utilisés.

Transformation Numérique : fédérer autour de la résolution de problèmes et de la simplification du travail

Par ailleurs, l’exercice de la cartographie des flux permets d’interroger de nombreux collaborateurs de l’entreprise sur leur travail. Dans une optique d’amélioration des conditions de travail, cela permet aussi de fédérer les collaborateurs de l’entreprise. C’est un point essentiel pour débuter un processus de changement dans lequel les salariés vont évoluer à des vitesses différentes. 

Tout l’intérêt est donc d’arriver à démontrer le bénéfice de la TN pour le salarié lui-même, car cela va lui demander de changer une partie de ses habitudes de travail. Parfois de faire évoluer son métier grâce à l’automatisation, la programmation, la robotisation… Il faut donc, de préférence que le projet de TN s’accompagne d’une vraie conduite du changement en entreprise prenant en considération tous les aspects humains. Écouter, rassurer, inclure, montrer les bénéfices… L’idée étant d’améliorer la QVT tout en faisant progresser la performance des entreprises ; ces deux aspects étant intimement liés.

Transformation Numérique : déployer le projet

Et pour finir, le Copil gère le déploiement de la TN. Pour ce faire, il doit s’assurer d’avoir le budget, les ressources, les prestataires, les outils et les formations adéquats. Les objectifs doivent être SMART pour ne pas décourager ou s’épuiser. A noter aussi qu’une TN 360° peut représenter un budget conséquent ! Pour cette raison, mais aussi pour impulser un changement global en commençant par des changements plus simples et notables, la TN peut s’étaler sur plusieurs années. C’est pourquoi le choix des outils est crucial car ces derniers doivent pouvoir permettre de faire face aux changements continus dans un horizon de 5 ans.

Image par Gerd Altmann de Pixabay 

Christelle Thouvenin